Privatlivs- og cookiepolitik

1. Hvem gælder politikken for?

Denne politik gælder for besøgende på Bilbaros websites, arrangører, arrangørbrugere, billetkøbere og deltagere, modtagere af billetter, supportkontakter samt andre personer, der er i kontakt med Bilbaro i forbindelse med platform, support, markedsføring eller drift.

For at gøre behandlingen mere præcis arbejder Bilbaro typisk med følgende registreredes kategorier: arrangører, arrangørbrugere, billetkøbere og deltagere, modtagere af billetter, support- og kontaktpersoner samt websitebesøgende.

Når en arrangør bruger Bilbaro til at indsamle og administrere deltageroplysninger, er arrangøren dataansvarlig for den eventspecifikke behandling. Bilbaro er databehandler for den behandling, der er nødvendig for at drive arrangementet gennem platformen. For Bilbaros egne konto-, sikkerheds-, support-, analyse-, betalings-, marketing- og websiteformål er Bilbaro selvstændigt dataansvarlig.

2. Dataansvarlig og kontakt

Dataansvarlig for Bilbaros egne behandlinger er P.C. Service ApS, CVR-nr. 41636238, Bogfinkevej 6, 8370 Hadsten, Danmark, e-mail: support@bilbaro.com.

Du kan kontakte Bilbaro om spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger på support@bilbaro.com.

Bilbaro har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver, men kan kontaktes via ovenstående kontaktoplysninger.

3. Hvilke oplysninger vi behandler

Bilbaro kan behandle almindelige personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhedsoplysninger, loginoplysninger, rolle på kontoen, kommunikationshistorik, supporthenvendelser og tekniske oplysninger om brugen af platformen.

Hvis du er arrangør eller arrangørbruger, kan Bilbaro også behandle kontooplysninger, virksomhedsoplysninger, brugerroller, opsætningsdata, kommunikation, supporthistorik, transaktions- og afregningsoplysninger samt oplysninger, der er nødvendige for compliance-, sikkerheds- og betalingsformål.

Hvis du er billetkøber, deltager eller modtager af en billet, kan Bilbaro også behandle oplysninger som ordrenummer, billet- eller tilmeldingsoplysninger, svar i formularfelter, check-in-data, deltagerstatus, kommunikation knyttet til arrangementet og relevante transaktionsoplysninger.

Hvis du er websitebesøgende eller supportkontakt, kan Bilbaro derudover behandle oplysninger om din enhed og brug af vores websites og platform, herunder IP-adresse, browsertype, tidsstempler, sessionsoplysninger, logdata, sprogvalg, cookie-id'er og oplysninger om, hvilke sider og funktioner der er blevet anvendt.

Kortoplysninger og andre følsomme betalingsoplysninger behandles som udgangspunkt af Bilbaros tilknyttede betalingsudbydere. Bilbaro modtager typisk kun de transaktions- og afregningsoplysninger, der er nødvendige for at gennemføre ordren, bogføre den og håndtere support, sikkerhed, refunds og chargebacks.

4. Datakilder

Bilbaro indsamler personoplysninger direkte fra dig, fra arrangører, fra tilknyttede betalingsudbydere, fra dine handlinger på platformen og websitet samt fra eventuelle integrationer eller tredjepartstjenester, som anvendes i forbindelse med platformens drift.

Oplysninger kan derfor komme fra oplysninger, du selv indtaster, data som arrangøren registrerer i forbindelse med arrangementet, tekniske log- og cookieoplysninger, transaktionsoplysninger fra betalingsflowet og oplysninger fra integrationer, hvis sådanne benyttes.

5. Formål og retsgrundlag

Bilbaro behandler personoplysninger for at levere platformen, oprette og administrere konti, håndtere tilmeldinger og billetkøb, sende billetter, kvitteringer og driftsmeddelelser samt yde support. Denne behandling sker typisk for at opfylde en aftale eller for at gennemføre foranstaltninger på anmodning før aftaleindgåelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.

Bilbaro behandler også oplysninger for at overholde retlige forpligtelser, herunder bogføring, sikkerhed, dokumentation, håndtering af indsigelser, krav fra betalingsudbydere og myndigheder samt andre lovkrav. Denne behandling sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

Bilbaro kan desuden behandle oplysninger ud fra legitime interesser, herunder for at beskytte platformen mod misbrug, forebygge svig, forbedre funktioner, analysere brugen af platformen, dokumentere hændelser, føre supporthistorik og sikre stabil drift. Denne behandling sker efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvor Bilbaro anvender ikke-nødvendige cookies, udsender markedsføring eller foretager anden behandling, som kræver samtykke, sker behandlingen på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage.

6. Arrangører, deltagere og databehandlerrolle

Hvis du tilmelder dig eller køber billet til et arrangement via Bilbaro, er arrangøren dataansvarlig for arrangementets indhold, deltagerkommunikation, eventuelle ekstra formularfelter, refundpolitik og den eventspecifikke behandling af deltageroplysninger.

Bilbaro er databehandler for den behandling, der er nødvendig for at levere platformen, gennemføre registreringer, håndtere check-in, rapportering, kommunikation og anden drift af arrangementet på arrangørens vegne.

Bilbaro er samtidig selvstændigt dataansvarlig for egne formål såsom kontosikkerhed, betalingsflow, driftslogning, forebyggelse af svig, analyse, support, markedsføring og opfyldelse af lovkrav.

Deltagere bør derfor både læse denne politik og den relevante information, som fremgår af den konkrete eventside, checkout eller arrangørens egne oplysninger.

7. Hvem vi deler oplysninger med

Bilbaro sælger ikke personoplysninger. Vi kan dog dele oplysninger med relevante modtagere, når det er nødvendigt for at levere og drive platformen.

Det kan blandt andet være hosting- og infrastrukturleverandører, betalingsudbydere, leverandører af e-mail- og SMS-udsendelse, analyse- og sikkerhedsværktøjer, support- og kommunikationsleverandører, revisorer og rådgivere samt offentlige myndigheder, når lovgivningen kræver det.

Hvor Bilbaro behandler oplysninger på vegne af arrangører, kan oplysninger også stilles til rådighed for den relevante arrangør og dennes autoriserede brugere. Hvor en deltager henvender sig om et specifikt arrangement, kan Bilbaro efter omstændighederne videresende henvendelsen til arrangøren.

8. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Bilbaro kan anvende leverandører eller koncernrelaterede samarbejdspartnere, der behandler oplysninger uden for EU/EØS. I sådanne tilfælde søger Bilbaro at sikre et lovligt overførselsgrundlag og et passende beskyttelsesniveau, herunder ved brug af Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andet gyldigt overførselsgrundlag.

Du kan kontakte Bilbaro for yderligere oplysninger om det anvendte overførselsgrundlag.

9. Opbevaring og sletning

Bilbaro opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for de formål, de er indsamlet til, og så længe det er nødvendigt for at opfylde aftaler, dokumentere dispositioner, håndtere tvister, forebygge misbrug og opfylde lovkrav.

Regnskabs- og transaktionsoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, i det omfang lovgivningen kræver det.

Supporthenvendelser og supporthistorik opbevares som udgangspunkt i op til 24 måneder efter seneste relevante kontakt, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til dokumentation, tvister eller sikkerhed.

Log-, adgangs- og sikkerhedsoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til 12 måneder, medmindre de indgår i undersøgelser af svig, misbrug, sikkerhedshændelser eller krav fra myndigheder eller betalingsudbydere.

Kontooplysninger kan efter lukning af en konto opbevares i en begrænset periode, typisk op til 24 måneder, hvis det er nødvendigt for genåbning, dokumentation, sikkerhed eller håndtering af krav. Herefter slettes eller anonymiseres de, medmindre lovgivning kræver længere opbevaring.

Samtykkelogs, afmeldingsoplysninger og dokumentation for markedsføringsvalg kan opbevares i op til 5 år med henblik på dokumentation af samtykke- og fravalgsstatus.

Konto-, arrangements- og deltagerdata, som Bilbaro behandler på vegne af arrangører, opbevares i overensstemmelse med den relevante aftale, den valgte løsning, arrangørens instrukser og gældende lovkrav. Hvor det er relevant, kan data eksporteres eller slettes efter den aftalte retention-model.

10. Sikkerhed

Bilbaro opretholder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring, misbrug eller uberettiget videregivelse. Adgang til personoplysninger begrænses til personer, der har et sagligt behov for at behandle dem.

Ingen løsning kan dog garanteres at være 100 % sikker, og transmission af oplysninger over internettet sker derfor altid med en vis iboende risiko.

11. Markedsføring

Bilbaro kan sende egne drifts- og informationsmails samt, hvor lovligt grundlag foreligger, egne markedsføringsmails om platform, funktioner, opdateringer og relevante tjenester. Eventuel event- eller arrangementsrelateret kommunikation udsendes typisk på vegne af arrangøren eller efter arrangørens opsætning.

Du kan til enhver tid framelde markedsføringsmails via afmeldingslink i e-mailen eller ved at kontakte Bilbaro. Framelding påvirker ikke nødvendige driftsmeddelelser om konto, køb, billetter eller sikkerhed.

12. Automatiske afgørelser og profilering

Bilbaro kan anvende automatiske kontroller til fraud-detektion, risikovurdering, misbrugsforebyggelse, sikkerhedsovervågning og teknisk segmentering af brugen af platformen. Disse kontroller kan blandt andet bruges til at opdage usædvanlig adfærd, beskytte betalinger og sikre platformens drift.

Bilbaro træffer som udgangspunkt ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig uden relevant menneskelig vurdering.

13. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne som udgangspunkt ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod visse behandlinger. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på Bilbaros legitime interesser.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Bilbaro på support@bilbaro.com. Hvis din henvendelse vedrører et bestemt arrangement, kan Bilbaro i relevante tilfælde henvise dig til arrangøren eller koordinere besvarelsen med arrangøren.

Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du mener, at behandling af dine personoplysninger sker i strid med gældende ret. Se mere på www.datatilsynet.dk.

14. Cookies

Bilbaro kan anvende nødvendige cookies, præferencecookies, statistikcookies og markedsføringscookies. Nærmere oplysninger om de konkrete cookies, formål, udbydere og opbevaringsperioder fremgår af Bilbaros cookie-løsning, cookie-banner eller særskilte cookieoversigt.

Nødvendige cookies bruges for at få website og platform til at fungere, herunder login, sikkerhed, sessionsstyring, sprogvalg og grundlæggende tekniske funktioner. Disse cookies sættes typisk af Bilbaro eller Bilbaros tekniske leverandører og opbevares enten i den aktuelle session eller i en begrænset periode, typisk op til 12 måneder.

Præferencecookies bruges til at huske dine valg, f.eks. sprog eller andre brugerindstillinger. De opbevares typisk i op til 12 måneder, medmindre du sletter dem tidligere.

Statistikcookies bruges til at forstå brugen af websitet og platformen, måle trafik og forbedre funktioner. Hvis disse cookies anvendes, sker det som udgangspunkt kun på baggrund af dit samtykke, og de opbevares typisk fra sessionen og op til 24 måneder afhængigt af den konkrete cookie og udbyder.

Markedsføringscookies bruges til at måle effekten af kampagner, segmentere målgrupper og vise mere relevante budskaber. Hvis sådanne cookies anvendes, sættes de typisk af Bilbaro eller relevante tredjepartsudbydere, som fremgår af cookie-løsningen eller cookie-banneret, og de kan opbevares fra kortere perioder og op til 24 måneder afhængigt af formål og udbyder.

Hvor Bilbaro anvender analyse-, funktionalitets- eller markedsføringscookies, som ikke er strengt nødvendige, sker dette på baggrund af dit samtykke, når lovgivningen kræver det. Du kan til enhver tid ændre cookieindstillinger i din browser og, hvor relevant, via Bilbaros cookie-løsning eller cookie-banner. Bemærk, at blokering af nødvendige cookies kan medføre, at dele af websitet eller platformen ikke fungerer korrekt.

15. Ændringer til politikken

Bilbaro kan opdatere denne privatlivs- og cookiepolitik, når det er nødvendigt på grund af ændringer i lovgivning, praksis, platformfunktioner, betalingsinfrastruktur eller den måde, Bilbaro leverer sine tjenester på. Den til enhver tid gældende version vil være offentliggjort på denne side.

16. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivs- og cookiepolitik eller Bilbaros behandling af personoplysninger, kan du kontakte Bilbaro på support@bilbaro.com.